Estamos quase na metade do mês de janeiro (já!) e pergunto a você:
- Já organizou seus documentos do ano passado? Logo, logo terá que fazer a declaração do Imposto de Renda, não é mesmo?
Para a organização (entendida como a classificação + a ordenação de documentos) de um arquivo, o arquivista lança mão de um instrumento de gestão chamado Plano de Classificação. Ele consiste na estrutura hierárquica das atividades desenvolvidas por uma empresa (pública ou privada), pessoa ou família. A elaboração de um plano demanda estudo e tempo, a fim de que o resultado seja o melhor possível para atender às demandas de acesso aos documentos.
Isso não significa que você vai deixar seus documentos ao léu, amontoados na caixa de sapatos (ou na caixa de uma bota, que é maior) até precisar encontrar o que procura. Então, para facilitar a sua declaração, comece pela organização de seus documentos financeiros, ou seja, aqueles que são resultado de pagamento de contas, recebimento de dividendos, investimentos etc. - tudo o que envolve o seu rico dinheirinho.
Pois bem, passo-lhe as seguintes sugestões:
1. leia a Lei 12.007/2006. Tá, sei que é chato ler lei, então, resumidamente, ela diz que as pessoas jurídicas prestadoras de serviços devem emitir uma declaração de quitação anual de débitos. Assim, você não precisará arquivar as 12 faturas das contas de energia elétrica, água, telefone, mensalidades, mas apenas uma em que consta a listagem dos meses quitados.
2. escolha uma pasta de tamanho A4, preferencialmente, e identifique-a com uma etiqueta "Controle financeiro", por exemplo. Também podem ser separadas as faturas/boletos pelo serviço contrato. Ficaria assim: "Controle financeiro - energia elétrica"; "Controle financeiro - telefone"; "Controle financeiro - bancos". Evite usar clips ou presilhas de metal, pois enferrujam rapidamente e contribuem para deteriorar o papel, assim como locais úmidos que ajudam na proliferação de fungos.
3. conheça a temporalidade dos documentos. Sim, certos documentos não precisam ser arquivados para o resto de sua vida. De acordo com o Código Civil, os prazos de guarda são os seguintes:
> imposto de renda, IPVA, IPTU, contas de água, energia elétrica, telefone, gás = 5 anos
> contratos de seguro = 1 ano
> plano de saúde = 5 anos
> contrato de aluguel = 3 anos
> pagamento de condomínio = 5 anos
> prestação da casa = 5 anos
> mensalidades escolares = 5 anos
Consulte mais em: http://portaldoconsumidor.wordpress.com/2010/05/11/consumidor-ja-pode-pedir-declaracao-de-quitacao-de-debito-anual/
4. se suas contas são todas no ambiente digital, adote a mesma organização dos documentos em papel para os seus documentos digitais armazenados nas pastas no diretório 'Meus documentos'. Lembre de fazer cópias de segurança regularmente.
É isso! Espero que isso contribua para sua qualidade de vida! :)
- Já organizou seus documentos do ano passado? Logo, logo terá que fazer a declaração do Imposto de Renda, não é mesmo?
Para a organização (entendida como a classificação + a ordenação de documentos) de um arquivo, o arquivista lança mão de um instrumento de gestão chamado Plano de Classificação. Ele consiste na estrutura hierárquica das atividades desenvolvidas por uma empresa (pública ou privada), pessoa ou família. A elaboração de um plano demanda estudo e tempo, a fim de que o resultado seja o melhor possível para atender às demandas de acesso aos documentos.
Isso não significa que você vai deixar seus documentos ao léu, amontoados na caixa de sapatos (ou na caixa de uma bota, que é maior) até precisar encontrar o que procura. Então, para facilitar a sua declaração, comece pela organização de seus documentos financeiros, ou seja, aqueles que são resultado de pagamento de contas, recebimento de dividendos, investimentos etc. - tudo o que envolve o seu rico dinheirinho.
Pois bem, passo-lhe as seguintes sugestões:
1. leia a Lei 12.007/2006. Tá, sei que é chato ler lei, então, resumidamente, ela diz que as pessoas jurídicas prestadoras de serviços devem emitir uma declaração de quitação anual de débitos. Assim, você não precisará arquivar as 12 faturas das contas de energia elétrica, água, telefone, mensalidades, mas apenas uma em que consta a listagem dos meses quitados.
2. escolha uma pasta de tamanho A4, preferencialmente, e identifique-a com uma etiqueta "Controle financeiro", por exemplo. Também podem ser separadas as faturas/boletos pelo serviço contrato. Ficaria assim: "Controle financeiro - energia elétrica"; "Controle financeiro - telefone"; "Controle financeiro - bancos". Evite usar clips ou presilhas de metal, pois enferrujam rapidamente e contribuem para deteriorar o papel, assim como locais úmidos que ajudam na proliferação de fungos.
3. conheça a temporalidade dos documentos. Sim, certos documentos não precisam ser arquivados para o resto de sua vida. De acordo com o Código Civil, os prazos de guarda são os seguintes:
> imposto de renda, IPVA, IPTU, contas de água, energia elétrica, telefone, gás = 5 anos
> contratos de seguro = 1 ano
> plano de saúde = 5 anos
> contrato de aluguel = 3 anos
> pagamento de condomínio = 5 anos
> prestação da casa = 5 anos
> mensalidades escolares = 5 anos
Consulte mais em: http://portaldoconsumidor.wordpress.com/2010/05/11/consumidor-ja-pode-pedir-declaracao-de-quitacao-de-debito-anual/
4. se suas contas são todas no ambiente digital, adote a mesma organização dos documentos em papel para os seus documentos digitais armazenados nas pastas no diretório 'Meus documentos'. Lembre de fazer cópias de segurança regularmente.
É isso! Espero que isso contribua para sua qualidade de vida! :)
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